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BERLIN · DEUTSCHSPRACHIG · REMOTE

KI-Prozessautomatisierung, die Ihren Kunden den Menschen lässt.

Ich automatisiere wiederkehrende Abläufe in kleinen und mittleren Betrieben mit KI: von der Anfrage bis zur Rechnung. Was im Hintergrund passiert, läuft automatisch. Wo Ihre Kunden mit Ihnen sprechen, bleibt ein Mensch. Kein Agenten-Hype, sondern Abläufe, die zuverlässig laufen und die Sie verstehen.

▸ Erstgespräch anfragenSo läuft die Zusammenarbeit
// 01_das_prinzip

Automatisch im Hintergrund. Persönlich im Kundenkontakt.

Gute Automatisierung erkennt man daran, dass Ihre Kunden sie kaum bemerken, außer daran, dass Sie schneller antworten. Deshalb wird jeder Ablauf in drei Zonen aufgeteilt, bevor eine Zeile Code entsteht.

läuft automatisch

Routine, die niemand vermisst

  • Daten aus E-Mails, PDFs und Formularen übernehmen
  • Vorgänge anlegen, sortieren, ablegen
  • Erinnerungen und Statusmeldungen
mit Ihrer Freigabe

KI schlägt vor, Sie entscheiden

  • Angebots- und Antwortentwürfe
  • Zuordnungen, bei denen die KI unsicher ist
  • Alles, was Geld oder Fristen berührt
bleibt menschlich

Da, wo Vertrauen entsteht

  • Beratung und Verkaufsgespräch
  • Reklamationen und heikle Fälle
  • Jede Kundin, die einen Menschen sprechen will
// 02_was_zuerst_automatisiert_wird

Womit man anfängt: die Abläufe, die jeden Tag Zeit kosten.

Der erste Kandidat ist selten der spektakulärste, sondern der, der am häufigsten läuft. Typische Startpunkte in kleinen und mittleren Betrieben:

01

Anfragen annehmen und vorsortieren

Anfragen per E-Mail, Formular oder Telefonnotiz werden ausgelesen, mit den nötigen Angaben strukturiert und an die richtige Stelle weitergegeben. Fehlt etwas, wird gezielt nachgefragt.

02

Angebote und Antworten vorbereiten

Aus Anfrage, Vorlagen und Preislisten entsteht ein Entwurf. Sie prüfen, passen an und schicken ab. Die KI schreibt vor, Sie entscheiden.

03

Termine, Erinnerungen, Nachfassen

Terminbestätigungen, Erinnerungen vor dem Termin und das freundliche Nachfassen bei offenen Angeboten laufen automatisch, im Ton Ihres Betriebs.

04

Belege und Rechnungen erfassen

Eingangsrechnungen und Belege werden gelesen, Daten extrahiert und für Buchhaltung oder Steuerberatung vorbereitet, statt sie händisch abzutippen.

05

Dokumente und Postfach ordnen

Eingehende Dokumente werden erkannt, benannt, abgelegt und dem richtigen Vorgang zugeordnet. Das Postfach wird zur Arbeitsliste statt zur Suchaufgabe.

06

Internes Wissen auffindbar machen

Ein Assistent, der Fragen aus Ihren eigenen Unterlagen beantwortet (Handbücher, Preislisten, Abläufe) und die Quelle gleich mitliefert.

Ein guter erster Kandidat ist …
  • häufig: läuft mehrmals pro Woche oder täglich
  • wiederholbar: die Schritte sind jedes Mal ähnlich
  • klar im Eingang: E-Mail, Formular, Dokument, Tabelle
  • verzeihend: ein Fehler wird bemerkt und lässt sich korrigieren
// 03_so_läuft_es_ab

Vom Erstgespräch zum laufenden Betrieb, in kleinen Schritten.

01
erstgespräch

Wir reden über einen konkreten Ablauf

Unverbindlich und ohne Folien: Sie erzählen, welcher Prozess Sie gerade Zeit oder Nerven kostet. Ich sage Ihnen ehrlich, ob sich eine Automatisierung lohnt, oder ob eine einfachere Lösung reicht.

02
prozess-check

Wir zerlegen den Ablauf in seine Schritte

Wer macht was, mit welchen Daten, in welchen Programmen, wie oft. Ergebnis ist eine Einschätzung: was automatisch laufen kann, was eine Freigabe braucht, was menschlich bleibt, welche Datenschutzfragen zu klären sind und was ein Pilot umfassen würde.

03
kleiner pilot

Ein Ablauf, echte Daten, klarer Rahmen

Statt eines Großprojekts wird genau ein Prozess umgesetzt und im Alltag getestet, mit vorher vereinbarten Kriterien, woran wir Erfolg erkennen. Sie sehen früh etwas Echtes und können jederzeit sagen: weiter, anpassen oder stopp.

04
betrieb

Der Launch ist ein Zwischenstand, nicht das Ende

Automatisierungen müssen gepflegt werden: Programme ändern sich, Sonderfälle tauchen auf. Ob und wie Betrieb und Pflege laufen, besprechen wir im Gespräch. Gemeint ist mit Service as Software: nicht nur ein Repository übergeben, sondern die Lösung im Alltag begleiten können.

// 04_für_wen

Für Betriebe, in denen Verwaltung die Kundenzeit auffrisst.

passt gut, wenn …

Sie ein Team von wenigen bis einigen Dutzend Leuten führen

  • Handwerk, Dienstleister, Praxen, Studios, Kanzleien, Agenturen
  • wiederkehrende Büroarbeit, die sich jede Woche ähnlich anfühlt
  • Ihre Kunden Sie wegen des persönlichen Kontakts schätzen
  • Sie lieber klein anfangen, als ein Großprojekt einzukaufen
passt eher nicht, wenn …

Sie etwas anderes suchen

  • ein KI-Agent den Kundenkontakt komplett übernehmen soll
  • der Ablauf noch gar nicht feststeht oder sich jede Woche ändert
  • eine ERP-Einführung oder Großkonzern-Integration ansteht
// 05_wer_das_baut

Ein Entwickler, kein Vertriebsteam.

Sie sprechen mit dem, der Ihren Ablauf auch baut und betreibt. Keine Übergabe zwischen Beratung und Umsetzung.

Ich bin Linh Phung Hoang, Software-Engineer in Berlin. Seit acht Jahren baue ich Software, die im Alltag funktionieren muss: eine Innovationsplattform mit 25.000 Nutzern, Enterprise-Systeme für über 70 Marken und eigene Produkte.

KI setze ich in echten Produkten ein: Für ein KI-Content-Produkt im Open-Innovation-Programm mit Telekom IoT habe ich ein RAG-System über Marketing-Inhalte gebaut, das den ersten Platz belegt hat. Genau diese Erfahrung, KI zuverlässig an echte Daten und Abläufe anzubinden, steckt in jeder Automatisierung.

▸ Lebenslauf und Projekte ansehen
// 06_aus_dem_blog

Weiterlesen: Praxiswissen zur Prozessautomatisierung

▸ Alle Artikel im Blog
// 07_faq

Häufige Fragen zur KI-Prozessautomatisierung

Was ist KI-Prozessautomatisierung?

Bei der KI-Prozessautomatisierung übernehmen Software und Sprachmodelle wiederkehrende Arbeitsschritte, die bisher Menschen erledigt haben: E-Mails und Formulare auslesen, Daten in Ihre Systeme übertragen, Dokumente einordnen, Entwürfe für Antworten oder Angebote schreiben. Anders als klassische Automatisierung kann KI auch mit unstrukturierten Eingaben wie Freitext, PDFs oder Fotos umgehen. Entscheidungen mit Tragweite und der persönliche Kontakt zu Ihren Kunden bleiben bei Ihnen.

Was kostet eine Prozessautomatisierung mit KI?

Das hängt vom Ablauf ab: wie viele Systeme beteiligt sind, wie sauber die Daten sind und wie oft der Prozess läuft. Deshalb gibt es keine Pauschale ins Blaue. Zu den laufenden Kosten zählen zum Beispiel KI-Modelle und Hosting. Was Ihr Projekt kostet, klären wir im Gespräch.

Brauche ich dafür neue Software?

In den meisten Fällen nicht. Ziel ist, die Werkzeuge anzubinden, die Sie schon nutzen, etwa Ihr E-Mail-Postfach, Ihre Branchensoftware, Kalender, Tabellen oder Ihr Buchhaltungsprogramm. Neue Software kommt nur dazu, wenn es ohne sie nicht sinnvoll geht, und das klären wir vorher.

Wie ist das mit Datenschutz und DSGVO?

Datenschutz gehört in den Prozess-Check, nicht ans Ende. Vorab wird festgelegt, welche Daten in welchen Dienst fließen, wo sie verarbeitet werden und welche Verträge zur Auftragsverarbeitung nötig sind. Wo es möglich ist, werden personenbezogene Daten reduziert oder gar nicht erst an KI-Dienste übergeben. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht; bei heiklen Fällen sollte Ihr Datenschutzbeauftragter mitschauen.

Ersetzt die KI meine Mitarbeitenden?

Nein, und das ist auch nicht das Ziel. Automatisiert wird die Routine, die niemand gern macht: abtippen, sortieren, erinnern, nachfassen. Die gewonnene Zeit gehört Ihren Kunden und den Aufgaben, für die man Erfahrung braucht. Wo ein Kunde mit einem Menschen sprechen möchte, spricht er mit einem Menschen.

Wie schnell sehe ich ein Ergebnis?

Der Pilot ist bewusst klein: ein einzelner Ablauf, echte Daten, klar abgegrenzt. So sehen Sie früh, ob die Automatisierung im Alltag trägt, statt Monate auf ein Großprojekt zu warten. Wie lange er konkret dauert, klären wir im Gespräch.

// erstgespräch

Welcher Ablauf soll als Erstes von allein laufen?

Schreiben Sie mir in zwei, drei Sätzen, welcher Prozess Sie gerade Zeit kostet. Ich melde mich mit einer ehrlichen Einschätzung, ob und wie er sich automatisieren lässt, und mit einem Vorschlag für ein Erstgespräch.

▸ hello@codevagabond.com