E-Rechnung erstellen: Anleitung für XRechnung & ZUGFeRD

Eine E-Rechnung erstellen Sie, indem Sie Ihre Rechnungsdaten in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931 ausgeben: als XRechnung (reine XML-Datei) oder als ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML-Datei). Das geht kostenlos per Web-Formular, in Ihrer Buchhaltungssoftware oder automatisch aus Auftrag und Zeiterfassung. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung.

Aktualisiert: Oktober 2026. Rechtsstand und Anbieterangaben geprüft am 16. Oktober 2026. Ich bin Linh Phung Hoang, Softwareentwickler in Berlin. Seit acht Jahren baue ich Software, zuletzt KI-Produkte, die mit Dokumenten und Rechnungsdaten arbeiten. Die meisten Anleitungen zu diesem Thema stammen von Anbietern, die ihr eigenes Tool zeigen. Hier finden Sie alle vier Wege nebeneinander, eine Prüfliste für die Pflichtangaben und die Fristen mit Quellen.

Warum das gerade drängt: Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, müssen Sie Geschäftskunden für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen schicken. Das sind keine drei Monate mehr. Ab 2028 gilt die Pflicht für fast alle Unternehmen.

Wenn Sie Ihren Rechnungsablauf lieber direkt mit mir durchgehen möchten: Im kostenlosen Prozess-Check klären wir, welcher Weg zu Ihnen passt. Wie das abläuft, steht auf der Seite zur KI-Prozessautomatisierung.

Was gilt als E-Rechnung und was nicht mehr?#

Seit dem 1. Januar 2025 ist eine E-Rechnung nur noch eine Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“ (§ 14 Abs. 1 UStG). Alles andere heißt jetzt „sonstige Rechnung“: Papier, Scans und PDFs aus Word oder Excel, auch wenn sie per E-Mail kommen.

Rechnungsart	E-Rechnung?	Anmerkung
PDF aus Word, Excel oder einem Rechnungsprogramm	nein	sonstige Rechnung, in der Übergangszeit nur mit Zustimmung des Kunden
Papierrechnung oder Scan	nein	in der Übergangszeit weiter erlaubt
XRechnung (XML-Datei)	ja	Standard der öffentlichen Verwaltung, auch zwischen Firmen nutzbar
ZUGFeRD ab Version 2.0.1, Profile BASIC, EN 16931, EXTENDED oder XRECHNUNG	ja	PDF mit eingebetteter XML-Datei
ZUGFeRD in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL	nein	enthalten nicht alle Pflichtangaben
EDI-Verfahren wie EDIFACT	ja, wenn vereinbart	die Pflichtangaben müssen sich vollständig auslesen lassen

Die Einordnung der Formate stammt aus den FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung (Stand März 2026, Frage 7). Betroffen sind nur Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Keine E-Rechnung brauchen laut BMF unter anderem:

• Rechnungen an Privatkunden,
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto,
• Fahrausweise,
• Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV),
• Rechnungen an Vereine oder Einrichtungen, die nicht als Unternehmer handeln.

Empfangen können müssen E-Rechnungen aber alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Und Vorsicht bei Barzahlung: Auch ein bar bezahltes Geschäftsessen über 250 Euro fällt unter die Regeln.

XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format wann?#

Beide Formate erfüllen die Norm. Eine XRechnung ist nur eine XML-Datei, die ein Mensch erst mit einem Anzeigeprogramm (Viewer) lesen kann. ZUGFeRD ist ein PDF, in dem die XML-Datei steckt. Ihr Kunde öffnet es wie gewohnt, seine Software liest die Daten aus. Rechtlich zählt bei ZUGFeRD seit 2025 allein der XML-Teil: Weichen PDF und XML voneinander ab, gilt die XML (BMF-FAQ, Frage 12a).

Ihr Kunde	Passendes Format	Was Sie zusätzlich brauchen
Bundesbehörde, Land oder Kommune	XRechnung	Leitweg-ID des Auftraggebers, Versand über dessen Portal
Geschäftskunde ohne besondere Vorgaben	ZUGFeRD im Profil EN 16931	eine E-Mail-Adresse für Rechnungen
Konzern oder Kunde mit Lieferantenvorgaben	was der Kunde vorgibt, oft XRechnung, teils über Peppol	Bestell- und Lieferantennummer
Privatkunde	normales PDF oder Papier	nichts Neues
Betrag bis 250 Euro brutto	frei wählbar	nichts Neues

Peppol ist ein europäisches Netz für den Austausch von E-Rechnungen. Im Geschäft zwischen Firmen ist es nicht vorgeschrieben.

Zu den Versionen: Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) führt XRechnung 3.0 als gültige Version, mindestens bis zum 31. Juli 2027. XRechnung 4.0 ist für das Frühjahr 2027 angekündigt (xeinkauf.de). ZUGFeRD 2.5 erschien am 10. Juni 2026 (Pressemitteilung des FeRD). Die Formate ändern sich also regelmäßig im Detail. Deshalb rate ich davon ab, die XML-Datei selbst zu schreiben. Überlassen Sie das einer gepflegten Software oder Bibliothek.

Welche Pflichtangaben braucht eine E-Rechnung?#

Die Pflichtangaben sind dieselben wie bei jeder Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG). Neu ist: Sie müssen alle im strukturierten Teil stehen, also in der XML-Datei. Ein Verweis auf ein angehängtes PDF reicht nicht. Ergänzungen wie Stundennachweise dürfen Sie als Anhang mitschicken (BMF-FAQ, Frage 7a).

Prüfliste vor dem Versand. In Klammern steht das Feld der Norm, BT bedeutet „Business Term“:

• Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
• Ihre Steuernummer (BT-32) oder Ihre USt-IdNr. (BT-31)
• Rechnungsdatum (BT-2) und eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer (BT-1)
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung
• Liefer- oder Leistungsdatum (BT-72) oder Leistungszeitraum. Ein Kalendermonat ist erlaubt, etwa für Sammelrechnungen.
• Nettobetrag nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, dazu vorab vereinbarte Skonti oder Rabatte
• Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
• Bei Reverse Charge der Satz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG)
• Bei Behörden die Leitweg-ID im Feld Käuferreferenz (BT-10). Im Geschäft mit Firmen brauchen Sie keine. Verlangt Ihre Software dort einen Eintrag, genügt laut BMF ein Platzhalter wie „-“.
• Bankverbindung und Zahlungsziel. Das ist keine Pflicht nach dem UStG, aber ohne kommt kein Geld.

Wie prüfen Sie die Datei vor dem Versand?#

Prüfen heißt hier zweierlei. Die technische Prüfung (Validierung) kontrolliert, ob die Datei der Norm entspricht und ob Summen und Pflichtfelder logisch zusammenpassen. Laut BMF ist sie keine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, wird aber ausdrücklich empfohlen. Gute Rechnungsprogramme validieren beim Abschließen selbst. Für eigene Abläufe gibt es den quelloffenen Validator der KoSIT für XRechnung und das Mustangproject, das XRechnung und ZUGFeRD erzeugen und prüfen kann.

Die inhaltliche Prüfung übernimmt keine Software. Ist der Steuersatz richtig? Stimmt der Leistungszeitraum? Ist der Empfänger die Firma, die bestellt hat? Eine formal gültige E-Rechnung mit falschem Steuersatz bleibt falsch.

Öffnen Sie Ihre ersten E-Rechnungen im E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung. Dann sehen Sie, was Ihr Kunde aus der XML-Datei liest, und nicht nur das PDF. Aus Projekten kenne ich das Muster: Die meisten Fehler entstehen nicht im XML, sondern in den Stammdaten. Alte Kundenadressen, fehlende USt-IdNr. bei Kunden im EU-Ausland, ungepflegte Leistungszeiträume. Wer diese Daten zuerst aufräumt, hat später die wenigsten Rückläufer.

E-Rechnung erstellen: 4 Wege von kostenlos bis automatisch#

Weg	Passt für	Kosten	Stärken	Grenzen
1. Kostenloser Web-Generator	wenige Rechnungen im Monat	kostenlos	sofort nutzbar, ohne Anmeldung	keine Nummernvergabe, kein Archiv, keine Kundendaten
2. Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware	die meisten Selbstständigen und KMU	Monatsgebühr je nach Tarif	Nummernkreis, Prüfliste, Versand, Archiv	Format und Tarif vorher prüfen
3. Branchensoftware oder Warenwirtschaft	Betriebe mit Handwerker-, Praxis- oder Shopsoftware	je nach Anbieter und Vertrag	Rechnung entsteht dort, wo der Auftrag liegt	Qualität der E-Rechnung sehr unterschiedlich
4. Automatisch per Schnittstelle	viele gleichartige Rechnungen, etwa aus Zeiterfassung oder Shop	Einrichtung plus laufende Kosten	kein Abtippen, weniger vergessene Positionen	lohnt sich erst ab einer gewissen Menge

Weg 1: E-Rechnung kostenlos erstellen#

Mehrere Anbieter haben kostenlose Formulare. Zwei Beispiele, Stand Oktober 2026, bitte prüfen:

• Der E-Rechnungs-Generator von PDF24 erzeugt ZUGFeRD-PDF, XRechnung und Peppol-XML ohne Registrierung. Die Verarbeitung läuft laut Anbieter auf Servern in Deutschland, Dateien werden nach einer Stunde gelöscht.
• Der E-Rechnungsgenerator von sevDesk erstellt XRechnung und ZUGFeRD ohne Konto. Die Eingaben werden nicht gespeichert, laut sevDesk ist das Ergebnis deshalb „nur bedingt GoBD-konform“.

Für Rechnungen an Bundesbehörden gibt es die Weberfassung der Rechnungseingangsplattform OZG-RE. Registrierung und Nutzung sind für Rechnungssender laut e-rechnung-bund.de kostenlos, Sie brauchen dafür ein Unternehmenskonto.

Bei allen Generatoren vergeben Sie die fortlaufenden Rechnungsnummern selbst und bewahren die Dateien acht Jahre auf. PDF24 kann ein vorhandenes PDF per KI einlesen. Prüfen Sie danach jedes Feld, denn eine Texterkennung verliest sich gelegentlich. Aus meiner Sicht ist ab etwa fünf Rechnungen im Monat eine Software mit Nummernkreis und Archiv die bessere Wahl.

Weg 2 und 3: Software, die Sie schon haben#

Bevor Sie etwas Neues kaufen, fragen Sie Ihren Anbieter drei Dinge: Erzeugt das Programm XRechnung und ZUGFeRD im Profil EN 16931? In welchem Tarif? Wird die Datei vor dem Versand validiert? Bei Handwerker- und Branchensoftware lohnt die Frage besonders, weil Aufmaß, Material und Stunden schon dort liegen. Welche Programme das gut können, vergleiche ich im Artikel E-Rechnung-Software im Vergleich.

Schritt für Schritt: E-Rechnung in der Buchhaltungssoftware erstellen#

Am Beispiel von Lexware Office (früher lexoffice), nach der Lexware-Hilfe, Stand Oktober 2026. In sevDesk, DATEV und anderen Programmen läuft es ähnlich, nur die Menüs heißen anders.

1. Tarif prüfen: E-Rechnungen erstellt Lexware Office laut Hilfe erst ab der Version M.
2. Funktion einschalten: Unter Einstellungen, Bereich E-Rechnung, die Funktion aktivieren. Dafür brauchen Sie Admin-Rechte.
3. Eigene Stammdaten ergänzen: Steuernummer oder USt-IdNr. in den allgemeinen Einstellungen, Bankverbindung im Drucklayout. Für eine XRechnung ist die Bankverbindung Pflicht.
4. Kunden richtig anlegen: Der Empfänger muss ein Firmenkontakt sein, an Privatpersonen erstellt das Programm keine E-Rechnung. Wer eine XRechnung erstellen will, trägt im Kontakt der Behörde die Leitweg-ID und die eigene Lieferantennummer ein.
5. Rechnung schreiben: Belege, Neuer Beleg, Rechnung. Firmenkontakt wählen, Positionen mit positivem Preis eintragen. E-Rechnungen legt Lexware Office als Nettorechnungen an.
6. Vorschau und Prüfliste: Die Vorschau zeigt eine Checkliste. Ist alles erfüllt, erscheint der Hinweis, dass eine ZUGFeRD-Rechnung oder eine XRechnung entsteht. Das Format ergibt sich aus den Kontaktdaten, nicht aus einem Schalter.
7. Abschließen und versenden: Rechnung abschließen und direkt per E-Mail senden. In der Belegliste sehen Sie danach, welches Format erzeugt wurde.
8. Gegenprüfen: Die ersten Rechnungen im Viewer öffnen und einen Stammkunden fragen, ob seine Buchhaltung sie sauber einliest.

Schritt 8 klingt banal, ist in der Praxis aber der wichtigste. Erst die Gegenseite zeigt, ob Ihre Stammdaten stimmen.

Wie lässt sich eine E-Rechnung automatisch erstellen?#

Automatisierung lohnt sich, wenn viele Rechnungen nach demselben Muster entstehen: monatliche Abrechnung nach Stunden, Wartungsverträge, Bestellungen aus einem Onlineshop. Dann schreibt niemand mehr Stunden aus einem System ab und tippt sie in ein anderes.

So sieht ein Ablauf aus, wie ich ihn für Dienstleister mit Zeiterfassung baue. Als Verbindungsstück nutze ich n8n, eine Automatisierungsplattform, die sich in der EU betreiben lässt.

Schritt	Auslöser und Werkzeug	KI-Anteil	Mensch nötig?
1. Start	Zeitplan am Monatsende oder Status „Auftrag abgeschlossen“	keiner	nein
2. Daten holen	Stunden aus der Zeiterfassung, Auftrag aus CRM oder Handwerkersoftware, per Schnittstelle oder CSV-Export	keiner	nein
3. Zusammenfassen	Stunden je Kunde und Projekt, Preise aus den Stammdaten	optional: knappe Notizen zu lesbaren Leistungstexten umformulieren	nein
4. Entwurf anlegen	Schnittstelle von Lexware Office oder sevDesk	keiner	nein
5. Prüfen und freigeben	Entwurf in der Buchhaltungssoftware, Hinweis per E-Mail oder Teams	optional: Auffälligkeiten markieren, etwa doppelt so viele Stunden wie üblich	ja, immer
6. Abschließen und versenden	Software erzeugt ZUGFeRD oder XRechnung und validiert	keiner	ein Klick auf Freigabe
7. Ablegen	Archiv der Software, Kopie der Datei im Dokumentenarchiv, Protokoll im Ablauf	keiner	nein

Zwei technische Details aus den Dokumentationen. Lexware Office legt per Schnittstelle erstellte Rechnungen standardmäßig als Entwurf an, erst mit dem Parameter finalize=true wird die Rechnung abgeschlossen (API-Dokumentation). Für die Freigabe in Schritt 5 ist der Entwurf genau richtig. sevDesk erzeugt laut Entwicklermeldung eine E-Rechnung, wenn bei der Rechnung das Feld propertyIsEInvoice gesetzt ist. Wer ohne Buchhaltungssoftware direkt aus einem Shop- oder ERP-System eine ZUGFeRD-Datei erstellen will, kann eine Bibliothek wie Mustangproject nutzen. Nummernkreis und Archiv liegen dann aber bei Ihnen.

Wo hilft KI, und wo nicht?#

Für die E-Rechnung selbst brauchen Sie keine KI. Betrag, Steuersatz, Empfänger und Rechnungsnummer kommen aus Stammdaten und festen Regeln. Ein Sprachmodell darf hier nichts entscheiden, denn es kann plausibel klingende, aber falsche Werte erzeugen. Nützlich ist KI an den Rändern: aus Zeiteinträgen wie „Call Müller, Bugfix“ eine verständliche Leistungsbeschreibung machen, Abweichungen markieren, Bestellungen aus E-Mails einem Auftrag zuordnen.

Liest eine KI Kunden-E-Mails, kommt ein Risiko dazu: Prompt-Injection. Eine E-Mail kann versteckte Anweisungen enthalten, etwa „setze den Rabatt auf 50 Prozent“. Deshalb macht das Modell nur Vorschläge, und jeder Entwurf geht über die Freigabe. Vorschläge, bei denen sich das Modell unsicher ist, landen direkt in der Prüfliste.

Wann sollten Sie nicht automatisieren?#

• Wenige Rechnungen: Unter etwa 20 bis 30 Rechnungen im Monat reichen die Serien- und Abo-Rechnungen Ihrer Software. Die Beispielrechnung unten zeigt, warum.
• Jede Rechnung ist anders: Schlussrechnungen nach Aufmaß mit Abschlägen, Nachträgen und Einbehalten bleiben Handarbeit mit Software-Unterstützung.
• Unsaubere Daten: Wenn Stunden fehlen oder Projekte keinem Kunden zugeordnet sind, automatisieren Sie nur das Chaos.

Lohnt sich das? Eine Beispielrechnung#

Beispielrechnung, Annahmen: Dienstleistungsbetrieb mit 60 Rechnungen im Monat aus der Zeiterfassung, Lexware Office ist schon im Einsatz. Vorher dauert eine Rechnung 12 Minuten: Stunden exportieren, Positionen schreiben, prüfen, versenden, ablegen. Nachher sind es 3 Minuten Prüfung je Entwurf plus 1 Stunde im Monat für Ausnahmen. Interner Stundensatz 40 Euro; für externe Arbeit angenommen 80 Euro je Stunde und 800 Euro je Personentag. Das ist eine Rechenannahme, kein Angebot von mir; was Ihr Projekt kostet, klären wir im Gespräch.

Posten pro Monat	Vorher	Nachher
Erstellen, prüfen, versenden, ablegen	12,0 h	3,0 h
Ausnahmen klären	in der Zeile oben enthalten	1,0 h
Summe	12,0 h	4,0 h
Wert bei 40 Euro je Stunde	480 Euro	160 Euro

Die Ersparnis liegt bei 8 Stunden oder 320 Euro im Monat. Dem stehen diese Kosten gegenüber:

Kostenposten	Annahme	Betrag
Einrichtung (einmalig)	2 bis 5 Personentage	1.600 bis 4.000 Euro
Automatisierungsplattform	n8n Cloud Starter: 20 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung, 2.500 Ausführungen, Hosting in Frankfurt (Stand Oktober 2026, bitte prüfen)	20 Euro im Monat
KI für Leistungstexte (optional)	wenige Tausend Tokens je Rechnung	unter 5 Euro im Monat
Betreuung und Anpassungen	angenommen 1 Stunde	80 Euro im Monat
Laufend gesamt		rund 105 Euro im Monat

Tokens sind die Abrechnungseinheit von Sprachmodellen, grob ein Wortteil. Netto bleiben in diesem Beispiel rund 215 Euro im Monat, die Einrichtung ist nach gut 7 bis knapp 19 Monaten bezahlt. Bei 15 Rechnungen im Monat und einer halben Stunde für Ausnahmen spart derselbe Ablauf knapp 2 Stunden oder 70 Euro. Das ist weniger als die laufenden Kosten. Was n8n in anderen Tarifen oder selbst gehostet kostet, steht im Artikel n8n Kosten.

Nicht eingerechnet sind Stunden, die heute gar nicht abgerechnet werden, weil sie im Stundenzettel untergehen. In meiner Erfahrung ist das oft der größere Hebel, er lässt sich vorab aber nicht seriös beziffern.

Datenschutz nicht vergessen#

Rechnungen enthalten personenbezogene Daten, etwa Namen von Ansprechpartnern oder Einzelunternehmern. Mit jedem Dienst, der sie verarbeitet, also Buchhaltungssoftware, n8n Cloud oder KI-Anbieter, brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV). Achten Sie auf Hosting in der EU. Schicken Sie an ein Sprachmodell nur, was es braucht: den Notiztext, nicht die ganze Rechnung. Mehr dazu in der Checkliste für DSGVO-konforme KI.

Versand, Empfangsbestätigung und Archivierung#

Versand: Das Gesetz schreibt keinen Übertragungsweg vor. E-Mail, Download-Portal, Schnittstelle oder sogar ein USB-Stick sind laut BMF möglich. Für die meisten KMU ist die E-Mail der Standard. Fragen Sie Ihre Geschäftskunden nach einer eigenen Adresse für Rechnungen. Eine Zustimmung des Kunden brauchen Sie für eine E-Rechnung im Inland nicht, anders als für ein PDF in der Übergangszeit (§ 14 Abs. 1 UStG).

Behörden: Rechnungen an den Bund laufen über die OZG-RE, per Weberfassung, Upload, E-Mail oder Peppol. Dort gilt die E-Rechnungsverordnung des Bundes schon seit November 2020, ausgenommen sind Direktaufträge bis 1.000 Euro netto. Länder und Kommunen haben eigene Portale und Regeln.

Empfangsbestätigung: Das Umsatzsteuergesetz verlangt keine. Ein Nachweis, dass die Rechnung angekommen ist, hilft trotzdem, schon wegen der Fälligkeit. In der Praxis heißt das: Versandprotokoll speichern, Fehlermeldungen von Mailservern automatisch auswerten, bei Portalen und Peppol den Zustellstatus ablegen. Kommt eine Rechnung zurück, bekommt ein Mensch eine Aufgabe. Eine zweite automatische Mail löst das Problem selten.

Fristen für die Rechnung selbst: An Unternehmen müssen Sie innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung abrechnen (§ 14 Abs. 2 UStG). Eine Korrektur erfolgt ebenfalls als E-Rechnung, sobald für Sie die Pflicht gilt.

Archivierung: Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie ausgestellt wurden (§ 14b UStG). Bei E-Rechnungen muss zumindest die XML-Datei unverändert in ihrer ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder ein nachträglich umgewandeltes PDF reicht nicht. Bei ZUGFeRD bewahren Sie am einfachsten die ganze Datei auf. Für die Buchführung gelten zusätzlich die GoBD, zuletzt geändert durch das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025. Wie Sie die Gegenseite automatisieren, also eingehende E-Rechnungen erfassen und ablegen, beschreibe ich im Artikel zur KI-Buchhaltung.

Fristen 2027 und 2028 im Überblick#

Leistung im Zeitraum	Wer	Was gilt
seit 1. Januar 2025	alle inländischen Unternehmen	E-Rechnungen empfangen können, ein E-Mail-Postfach genügt
2025 und 2026	alle	E-Rechnung erlaubt. Papier geht immer, PDF nur mit Zustimmung des Kunden, Rechnung bis 31. Dezember 2026
2027	Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro	E-Rechnung Pflicht. Ein EDI-Verfahren ohne Normformat geht mit Zustimmung noch bis Ende 2027
2027	Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 Euro	Papier oder PDF mit Zustimmung noch bis 31. Dezember 2027
ab 1. Januar 2028	alle Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen	E-Rechnung Pflicht, Ausnahmen wie Kleinbeträge bis 250 Euro bleiben

Rechtsgrundlage ist § 27 Abs. 38 UStG, die Verwaltungsauffassung steht in den BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025. Drei Punkte, die in vielen Übersichten fehlen:

1. Die 800.000 Euro beziehen sich auf den Gesamtumsatz 2026. Das Jahr läuft noch. Liegen Sie knapp an der Grenze, planen Sie mit der Pflicht ab Januar.
2. Leistungen im Dezember 2026, die Sie erst 2027 abrechnen: Der Gesetzestext erlaubt sonstige Rechnungen für 2026 nur bei Übermittlung bis zum 31. Dezember 2026. Ob eine Papier- oder PDF-Rechnung im Januar 2027 noch zulässig ist, klären Sie mit Ihrer Kanzlei. Der sichere Weg ist die E-Rechnung.
3. Ein Meldesystem kommt später. Das BMF kündigt in seinen FAQ an, Rechnungsdaten künftig an die Finanzverwaltung melden zu lassen. Ein Gesetz dazu gibt es noch nicht (Stand Oktober 2026). Wer jetzt sauber E-Rechnungen erzeugt, ist dafür gut vorbereitet.

Womit fangen Sie an?#

1. Kunden sortieren: Geschäftskunden, Behörden, Privatkunden. Nur die ersten beiden brauchen eine E-Rechnung.
2. Software fragen: Kann Ihr Programm XRechnung und ZUGFeRD im Profil EN 16931, und in welchem Tarif?
3. Stammdaten aufräumen: Ihre Steuernummer und USt-IdNr., Kundenadressen, E-Mail-Adressen für Rechnungen, Leitweg-IDs.
4. Testrechnung schicken: an einen Stammkunden, mit der Bitte um Rückmeldung.
5. Archiv klären: Wo liegen die XML-Dateien acht Jahre lang? Das stimmen Sie mit Ihrer Kanzlei ab.
6. Erst dann automatisieren: wenn viele Rechnungen gleich aussehen.

Nicht an den Anfang gehören ein selbst geschriebener XML-Generator, eine KI, die Preise oder Steuersätze festlegt, und ein automatischer Versand ohne Freigabe.

Fazit#

Eine E-Rechnung zu erstellen ist technisch kein großes Projekt mehr. Für wenige Rechnungen reicht ein kostenloser Generator, für die meisten Betriebe die vorhandene Buchhaltungssoftware im passenden Tarif. Die eigentliche Arbeit liegt in sauberen Stammdaten, einer Prüfung vor dem Versand und einem Archiv, das die XML-Datei acht Jahre unverändert hält. Automatisierung lohnt sich, wenn viele gleichartige Rechnungen aus Zeiterfassung, Aufträgen oder Shop entstehen, und auch dann mit einem Menschen, der freigibt. Den größeren Rahmen beschreibt der Leitfaden zur Prozessautomatisierung mit KI.

Ihr nächster Schritt: Zählen Sie, wie viele Rechnungen Sie im Monat an Geschäftskunden schreiben und woher die Daten dafür kommen. Mit diesen zwei Angaben klären wir im kostenlosen Prozess-Check, ob die Bordmittel Ihrer Software reichen oder ob sich ein automatischer Ablauf rechnet. Wie ich dabei vorgehe, lesen Sie auf der Seite zur KI-Prozessautomatisierung.