n8n vs. Make vs. Zapier: Vergleich für deutsche KMU

Kurze Antwort: Im Vergleich n8n vs. Make vs. Zapier ist für die meisten deutschen KMU n8n die beste Wahl, sobald Datenschutz und wachsende Mengen zählen: Hosting in Frankfurt oder auf dem eigenen Server, und ein kompletter Durchlauf kostet eine Ausführung. Make ist der günstigste Einstieg mit wählbarem EU-Rechenzentrum. Zapier lohnt sich, wenn Ihre App nur dort angebunden ist und das Volumen klein bleibt.

Alle drei Werkzeuge verbinden Ihre Programme, also Postfach, CRM, Buchhaltung oder Branchensoftware, und führen Abläufe automatisch aus. Gemeint sind Geschäftsprozesse im Büro, keine Steuerungstechnik in der Produktion.

Ich bin Linh Phung Hoang, Softwareentwickler in Berlin. Seit acht Jahren baue ich Plattformen, RAG-Systeme (KI, die aus Ihren eigenen Dokumenten antwortet) und KI-Agenten. Die meisten Automatisierungen setze ich mit n8n um. Das sollten Sie wissen, wenn Sie meine Empfehlung lesen. Damit der Vergleich trotzdem fair bleibt, habe ich alle Preise und Datenschutzangaben am 16. Oktober 2026 auf den Seiten der Anbieter geprüft und rechne denselben Ablauf in allen drei Tools nach deren eigenen Abrechnungsregeln durch. Diese Seite enthält keine Affiliate-Links.

Sie möchten nicht lange vergleichen? Im kostenlosen Prozess-Check sage ich Ihnen, welches Tool zu Ihrem Ablauf passt. Wie das abläuft, steht auf der Seite KI-Prozessautomatisierung.

n8n vs. Make vs. Zapier: Welches Tool passt zu welchem Betrieb?#

Ihre Situation	Meine Empfehlung	Warum
Kleiner Betrieb, wenige einfache Abläufe, niemand im Team ist technisch	Make	günstig, visueller Editor, EU-Rechenzentrum wählbar
Sie brauchen eine seltene App, die nur Zapier anbindet, bei kleinem Volumen	Zapier	größter App-Katalog, schnellster Einstieg
Sie verarbeiten Gesundheits-, Mandanten- oder Bewerberdaten	n8n auf eigenem Server in der EU	Daten verlassen Ihren Server nur, wenn Sie es festlegen
Viele Schritte pro Ablauf oder steigende Mengen	n8n Cloud oder selbst gehostet	Abrechnung pro Durchlauf, nicht pro Schritt
KI-Agenten mit Freigaben, eigene oder lokale Sprachmodelle	n8n	freie Modellwahl, Freigabe pro Agenten-Werkzeug
Ihr Betrieb arbeitet fast nur mit Outlook, Teams und SharePoint	zusätzlich Power Automate prüfen	eng mit Microsoft 365 verzahnt

Wenn Sie noch nicht wissen, welchen Ablauf Sie überhaupt automatisieren wollen, lesen Sie zuerst den Leitfaden Prozessautomatisierung mit KI. Das Werkzeug ist die zweite Frage, nicht die erste.

Vergleichstabelle: Preis, Hosting, DSGVO und KI-Funktionen#

Stand 16. Oktober 2026, Preise bei jährlicher Zahlung und ohne Steuern. Preise und Funktionen ändern sich oft, bitte vor dem Kauf prüfen.

	n8n	Make	Zapier
Abrechnungseinheit	Ausführung: ein kompletter Durchlauf, egal wie viele Schritte	Credit: fast jede Modul-Aktion, auch Prüfungen auf neue Daten	Task: jeder erfolgreiche Aktionsschritt; Auslöser, Filter und Formatter zählen nicht
Bezahlter Einstieg	Starter 20 € im Monat, 2.500 Ausführungen	Core 9 US-Dollar im Monat, 10.000 Credits	Professional 19,99 US-Dollar im Monat, 750 Tasks
Kostenlos	Community Edition auf eigenem Server	Free mit 1.000 Credits im Monat	Free mit 100 Tasks, nur zweistufige Abläufe
Serverstandort in der Cloud	EU, Frankfurt	EU oder USA, bei Anlage wählbar, später nicht änderbar	USA (AWS), keine reine EU-Speicherung
Eigener Server möglich	ja	nein	nein
Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)	Teil der Nutzungsbedingungen, mit Standardvertragsklauseln	Data Processing Agreement in den Nutzungsbedingungen	DPA mit Standardvertragsklauseln, zertifiziert nach dem Data Privacy Framework
Freigabe durch einen Menschen	eingebaut, im selben Ablauf	eigenes Modul nur im Enterprise-Tarif als geschlossene Beta, sonst über zwei Szenarien	Human in the Loop ab Professional, dort nur an Sie selbst
KI und Agenten	AI-Agent-Knoten, freie Modellwahl inklusive lokaler Modelle, MCP	AI Agents im Szenario-Editor, Assistent Maia	Zapier Agents mit eigenem Kontingent, Copilot, MCP
Integrationen laut Anbieter	2.367	über 3.500	über 10.000
Deutsche Oberfläche	nein	nein	nein

Quellen: Preisseiten von n8n, Make und Zapier, die Make-Hilfe zu Organisationen und Rechenzentren, Zapiers Datenschutz-Übersicht und die Integrationsverzeichnisse von n8n, Make und Zapier.

Zwei Zeilen entscheiden in der Praxis fast immer: die Abrechnungseinheit und der Serverstandort. Darum geht es in den nächsten Abschnitten.

Gleicher Ablauf in drei Tools: der Praxistest#

Ich nehme einen Ablauf, den fast jeder Betrieb hat: Anfragen über das Kontaktformular der Website.

1. Auslöser: Eine Anfrage kommt über das Formular herein.
2. KI-Schritt: Ein Sprachmodell liest den Text und erkennt Anliegen, Dringlichkeit und Kontaktdaten.
3. Verzweigung: Spam und unklare Fälle gehen ins normale Postfach, klare Anfragen laufen weiter.
4. Ablage: Der Kontakt wird im CRM angelegt.
5. Freigabe: Die KI schreibt einen Antwortentwurf, eine Mitarbeiterin prüft und gibt ihn frei.
6. Versand: Erst nach der Freigabe geht die Antwort an den Kunden.

So sieht dieser Ablauf in den drei Tools aus, gezählt nach den offiziellen Abrechnungsregeln:

Schritt	n8n	Make	Zapier
1. Auslöser	Webhook- oder Formular-Auslöser	Webhook-Modul, 1 Credit	Auslöser, kostenlos
2. KI-Schritt	KI-Knoten mit eigenem Modellzugang	KI-Modul, 1 Credit mit eigenem Zugang	KI-Aktion, 1 Task mit eigenem Zugang
3. Verzweigung	If- oder Switch-Knoten	Router, kostenlos	Filter oder Paths, kostenlos
4. CRM-Eintrag	CRM-Knoten	1 Credit	1 Task
5. Freigabe	„Send and Wait for Response“ per E-Mail, Slack oder Teams	zweites Szenario: Benachrichtigung, Zwischenspeicher, Webhook für die Freigabe, zusammen rund 4 Credits	Human in the Loop, 1 Task
6. Versand	E-Mail-Knoten	1 Credit	1 Task
Pro Anfrage	1 Ausführung	rund 8 Credits	4 Tasks

Die Zählung bei Make ist eine Annahme für diesen Aufbau, sie hängt davon ab, wie man die Freigabe löst. Die Regeln dahinter stehen in der Zapier-Hilfe zu Tasks und auf der n8n-Preisseite: Eine Ausführung ist dort ein kompletter Durchlauf, unabhängig von der Zahl der Schritte.

Was beim Bauen auffällt#

• Zapier ist am schnellsten verstanden: Schritt unter Schritt, kaum Fachbegriffe. Der Haken ist die Freigabe. Im Professional-Tarif können Freigabeanfragen nur an Sie selbst gehen, und Prüfende brauchen ein eigenes Zapier-Konto. Soll eine Kollegin freigeben, brauchen Sie den Team-Tarif.
• Make zeigt den Ablauf als Schaubild, Verzweigungen sind kostenlos und gut lesbar. Eine Freigabe mitten im Ablauf ist aber umständlich. Das eigene Freigabe-Modul gibt es laut Make-Dokumentation nur im Enterprise-Tarif und als geschlossene Beta für eingeladene Kunden. In den kleineren Tarifen baut man deshalb zwei Szenarien mit einem Zwischenspeicher.
• n8n hält die Freigabe im selben Ablauf: Der Workflow wartet, bis jemand per Klick auf einen Button in der E-Mail oder in Slack freigibt, und läuft dann weiter, ohne eine zweite Ausführung zu verbrauchen. Dafür verlangt n8n mehr Verständnis für Datenstrukturen, und wer selbst hostet, kümmert sich um Updates und Backups.

Zur Einrichtungszeit nenne ich bewusst keine Stoppuhr-Werte. Nach meiner Einschätzung steht die Grundversion bei allen drei Tools für erfahrene Leute an einem Vormittag. Die eigentliche Zeit geht in Zugänge zu Ihren Programmen, in den Prompt für die KI und in Sonderfälle wie die Anfrage mit Anhang oder die Anfrage auf Englisch. Das ist bei allen drei Tools gleich.

Was kosten n8n, Make und Zapier bei wachsendem Volumen?#

Beispielrechnung, Annahmen: der Ablauf von oben mit 1 Ausführung, 8 Credits oder 4 Tasks pro Anfrage; eigener KI-Zugang statt AI by Zapier oder Make AI Provider; bei Make ein Webhook als Auslöser; Preise bei jährlicher Zahlung, ohne Steuern, Stand 16. Oktober 2026; Umrechnung mit 1 US-Dollar = 0,87 Euro. Nicht enthalten sind die Kosten des Sprachmodells und Ihre Arbeitszeit.

Anfragen pro Monat	n8n Cloud	n8n selbst gehostet	Make Core	Zapier Professional, Freigabe nur durch Sie	Zapier Team, Freigabe durch Kolleginnen
100	20 €	Server, Annahme 10 bis 50 €	rund 8 € (800 Credits)	rund 17 € (750er-Stufe)	rund 60 € (2.000er-Stufe)
500	20 €	Server, Annahme 10 bis 50 €	rund 8 € (4.000 Credits)	rund 43 € (2.000er-Stufe)	rund 60 € (2.000er-Stufe)
1.000	20 €	Server, Annahme 10 bis 50 €	rund 8 € (8.000 Credits)	rund 77 € (5.000er-Stufe)	rund 104 € (5.000er-Stufe)

Was die Tabelle zeigt:

• Make ist bei diesem Ablauf und diesen Mengen am günstigsten. Ab etwa 1.250 Anfragen pro Monat reicht die 10.000er-Stufe aber nicht mehr, dann steigt der Preis mit jeder weiteren Stufe.
• n8n bleibt flach. Der Starter-Tarif deckt bis 2.500 Ausführungen ab, danach folgt Pro mit 50 Euro für 10.000 Ausführungen. Bei monatlicher Zahlung entfällt der Jahresrabatt von 17 Prozent, Starter kostet dann rund 24 Euro.
• Zapier wächst mit jedem Schritt. Hätte der Ablauf zwölf statt vier Aktionsschritte, verdreifachen sich die Tasks. Bei n8n bliebe es bei einer Ausführung pro Anfrage.
• Die Freigabe kostet bei Zapier extra. Sobald nicht nur Sie selbst freigeben, sind Sie im Team-Tarif.

Die Sprachmodell-Kosten kommen überall dazu. Bei kurzen Anfragetexten liegen sie nach meiner Erfahrung bei diesen Mengen meist im einstelligen Eurobereich pro Monat, das ist eine Einschätzung, keine Messung. Wer statt eines eigenen Zugangs AI by Zapier oder den Make AI Provider nutzt, zahlt in Tasks oder Credits, abhängig von Modell und Textmenge.

Die Lizenz ist ohnehin der kleinere Posten. Mehr kosten Aufbau, Sonderfälle und Wartung. Die Tarife im Detail erkläre ich unter n8n Kosten: Cloud, Self-Hosting und echte Preise und Zapier Kosten: Tarife, Tasks und günstigere Wege.

Datenschutz: Serverstandort, AVV und eigener Server#

Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung. Bei Fragen zu Ihrem Einzelfall sprechen Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten.

n8n: Die Cloud-Tarife speichern Daten laut Preisseite auf Servern in Frankfurt. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist Teil der Nutzungsbedingungen und enthält die Standardvertragsklauseln (n8n-Dokumentation). Hosten Sie selbst, ist n8n weder Verantwortlicher noch Auftragsverarbeiter. Dann schließen Sie den AVV mit Ihrem Hosting-Anbieter und sind selbst für Löschung und Sicherheit zuständig. Wie das mit Docker auf einem Server in der EU geht, zeigt die Anleitung n8n selbst hosten.

Make: Sie wählen beim Anlegen einer Organisation das Rechenzentrum in der EU oder den USA, und diese Wahl lässt sich später nicht ändern. Wichtig: Die EU-Zone gilt nicht für alles. Laut Make-Hilfe vom 31. August 2026 werden der Assistent Maia, die KI-Websuche und alle OpenAI-Modelle im Make AI Provider immer in den USA verarbeitet, auch in der EU-Zone.

Zapier: Zapier speichert Daten auf AWS-Servern in den USA und bietet laut eigener Datenschutz-Übersicht keine Option für eine reine EU-Speicherung. Zapier ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, der DPA enthält Standardvertragsklauseln. Alte Ablaufdaten löscht Zapier monatlich und behält nur den laufenden und den Vormonat.

Rechtlich ist die Übermittlung in die USA derzeit über den Angemessenheitsbeschluss vom 10. Juli 2023 gedeckt. Das EU-Gericht hat ihn am 3. September 2025 bestätigt, der Kläger hat dagegen aber am 31. Oktober 2025 Rechtsmittel beim Europäischen Gerichtshof eingelegt, ein Urteil war mir bis Oktober 2026 nicht bekannt (WilmerHale). Fällt der Beschluss, müssen US-Dienste neu abgesichert werden. Ein Ablauf auf einem EU-Server ist davon nicht betroffen.

Checkliste vor dem Start#

• AVV nach Art. 28 DSGVO mit der Plattform und mit dem KI-Anbieter abgeschlossen
• Bei Make die EU-Zone gewählt und keine US-verarbeiteten KI-Funktionen für personenbezogene Daten genutzt
• Nur die Felder an die KI geschickt, die sie wirklich braucht
• Festgelegt, wie lange Ablaufprotokolle gespeichert werden, denn sie enthalten oft Kundendaten
• Verarbeitung im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ergänzt
• Bei hohem Risiko für Betroffene eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO gemacht (DSGVO auf EUR-Lex)
• Als Berufsgeheimnisträger, etwa Steuerkanzlei, Praxis oder Anwaltskanzlei: Dienstleister nach § 203 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet

Für Berufsgeheimnisträger und Gesundheitsdaten empfehle ich in der Regel n8n auf einem eigenen Server in Deutschland, mit einem Sprachmodell, das ebenfalls in der EU läuft.

KI und Agenten: Was können die Tools heute?#

Zuerst eine Unterscheidung. Ein KI-Schritt erledigt eine feste Aufgabe in einem festen Ablauf, zum Beispiel eine Anfrage einordnen. Ein KI-Agent entscheidet selbst, welches Werkzeug er als Nächstes nutzt, etwa „im CRM nachsehen“ oder „Termin vorschlagen“. Für die meisten Büroabläufe reicht der KI-Schritt, und er ist leichter zu prüfen.

n8n hat einen eigenen AI-Agent-Knoten. Sie wählen das Modell frei, von OpenAI und Anthropic bis zu Modellen, die auf Ihrem eigenen Server laufen. Agenten können über MCP (ein Standard, über den KI-Modelle auf Werkzeuge zugreifen) weitere Dienste nutzen. Für einzelne Werkzeuge lässt sich eine Freigabe durch einen Menschen vorschreiben, per Slack, Teams, Gmail, Outlook, WhatsApp und weiteren Kanälen.

Make hat seine AI Agents im Februar 2026 in den Szenario-Editor geholt. Ein Protokoll zeigt, warum der Agent welchen Schritt gewählt hat und wie viele Tokens er verbraucht hat. Eigene Modellzugänge sind möglich. Der Bau-Assistent Maia läuft, wie oben beschrieben, immer über die USA.

Zapier bietet Agents mit einem eigenen Kontingent an „Aktivitäten“, im Professional-Tarif 1.500 im Monat, dazu den Bau-Assistenten Copilot und einen MCP-Zugang. Jeder Werkzeugaufruf über MCP kostet laut Preisseite 2 Tasks.

Wo ich KI bewusst begrenze#

• Keine Aktion ohne Freigabe, wenn sie Geld bewegt, etwas löscht oder an Kunden geht. Die KI entwirft, ein Mensch entscheidet.
• Prompt-Injection einplanen: Eine eingehende E-Mail kann versteckte Anweisungen an die KI enthalten. Deshalb darf der KI-Schritt nur lesen und vorschlagen, nicht selbst versenden.
• Schwellen statt Vertrauen: Fehlt ein Pflichtfeld oder ist die KI unsicher, landet der Vorgang bei einem Menschen.
• Nicht automatisieren, was selten vorkommt, sich gerade ändert oder auf unsauberen Daten beruht. Dann automatisieren Sie nur Fehler schneller.

Lernkurve, deutsche Oberfläche und Support#

Zapier ist für Nicht-Techniker am leichtesten: Ein Schritt folgt auf den nächsten, fast ohne Fachbegriffe. Komplexe Verzweigungen werden aber schnell unübersichtlich.

Make braucht etwas mehr Einarbeitung. Begriffe wie Bundles, Iteratoren und Aggregatoren, also Werkzeuge für Listen und Sammeldaten, muss man einmal verstanden haben. Danach lassen sich auch größere Abläufe gut lesen.

n8n ist das flexibelste Werkzeug, verlangt aber das meiste Verständnis für Daten. Wer JavaScript oder Python kann, schreibt eigene Code-Schritte. Wer selbst hostet, braucht jemanden für Updates, Backups und Überwachung.

Zur Sprache: Bei meiner Prüfung im Oktober 2026 hatte keines der drei Tools eine offizielle deutsche Oberfläche. n8n hat zwar eine Spracheinstellung, ein offizielles deutsches Sprachpaket habe ich nicht gefunden. Wer also nach „Make.com deutsch“ oder „Zapier deutsch“ sucht, findet deutsche Anleitungen von Partnern und Communities, aber eine englische Oberfläche. Ihre Abläufe arbeiten trotzdem mit deutschen Texten. n8n hat seinen Sitz übrigens in Berlin, die Cloud läuft in Frankfurt.

Zapier-Alternative, Make oder n8n: Wann lohnt sich der Wechsel?#

Make, früher Integromat, ist die naheliegende Zapier-Alternative: Integromat wurde 2022 in Make überführt, die alte Plattform wird nicht mehr unterstützt. Im direkten Duell Make vs. Zapier ist Make pro Schritt deutlich günstiger und erlaubt das EU-Rechenzentrum. Zapier hat mehr Apps und den einfacheren Einstieg.

Ein Wechsel von Zapier lohnt sich, wenn eines davon zutrifft:

1. Die Task-Rechnung steigt jeden Monat, weil Ihre Abläufe viele Schritte haben.
2. Kolleginnen sollen freigeben, und Sie wollen dafür nicht in den Team-Tarif.
3. Sie verarbeiten Daten, die nicht in die USA sollen.

Eine automatische Übernahme zwischen den drei Tools gibt es nicht, jeder Ablauf wird neu gebaut. So gehe ich vor: zuerst den Ablauf mit den meisten Tasks umziehen, zwei Wochen parallel laufen lassen, Ergebnisse vergleichen, dann den alten Ablauf abschalten. Weitere Werkzeuge wie Activepieces oder Power Automate vergleiche ich unter n8n Alternativen mit DSGVO-Check, einen breiteren Überblick gibt KI-Tools für Unternehmen.

Entscheidungshilfe: Sechs Fragen vor der Wahl#

Frage	Wenn ja
Verarbeiten Sie sensible personenbezogene Daten oder Berufsgeheimnisse?	n8n auf eigenem Server in der EU
Hat ein typischer Ablauf mehr als fünf Schritte?	n8n, weil es pro Durchlauf abrechnet
Gibt es im Team niemanden, der sich um einen Server kümmern kann?	n8n Cloud oder Make
Soll ein Mensch mitten im Ablauf freigeben?	n8n, oder Zapier im Team-Tarif
Brauchen Sie eine App, die nur Zapier anbindet?	Zapier, eventuell nur für diesen einen Ablauf
Bleiben es wenige Abläufe mit kleinen Mengen?	Make Core ist meist am günstigsten

Fazit: Erst den Ablauf festlegen, dann das Tool#

Im Vergleich n8n vs. Make vs. Zapier gibt es kein bestes Tool für alle. Für deutsche KMU mit Kundendaten und wachsenden Mengen ist n8n meist die sicherste Wahl. Make ist der günstige Einstieg für einfache Abläufe. Zapier ist stark, solange das Volumen klein bleibt und keine sensiblen Daten im Spiel sind.

Ihr nächster Schritt: Nehmen Sie einen Ablauf, der mindestens mehrmals pro Woche läuft. Zählen Sie Schritte und Vorgänge pro Monat und tragen Sie beides in die Kostentabelle oben ein. Dann sehen Sie schnell, welches Tool sich rechnet.

Wenn Sie das lieber gemeinsam machen: Im kostenlosen Prozess-Check gehen wir Ihren Ablauf durch, und Sie bekommen eine ehrliche Empfehlung, auch wenn sie „bleiben Sie bei Ihrem jetzigen Tool“ lautet. Alles zur Zusammenarbeit finden Sie auf der Seite KI-Prozessautomatisierung.