Power Automate Kosten: Lizenzen für KMU verständlich

Kurze Antwort: Die Power Automate Kosten beginnen bei 0 €. Flows mit Outlook, Teams, SharePoint und anderen Standard-Konnektoren sind in vielen Microsoft-365-Lizenzen enthalten. Braucht ein Flow einen Premium-Konnektor, KI oder Desktop-Automatisierung aus der Cloud, kostet Power Automate Premium 13,00 € pro Nutzer und Monat. Ein unbeaufsichtigter Bot (Process) kostet 130,00 €, ein von Microsoft gehosteter Bot 186,30 €.

Aktualisiert: Oktober 2026. Alle Preise habe ich am 16. Oktober 2026 auf der deutschen Preisseite von Microsoft und in Microsoft Learn geprüft. Sie gelten bei jährlicher Abrechnung und zuzüglich Mehrwertsteuer. Microsoft ändert seine Lizenzen oft, prüfen Sie die Preise vor dem Kauf bitte selbst.

Ich bin Linh Phung Hoang, Entwickler in Berlin mit acht Jahren Full-Stack-Erfahrung. Ich baue KI-Agenten und Automatisierungen für kleine Firmen, meistens mit n8n. Das sollten Sie wissen, wenn Sie meinen Vergleich weiter unten lesen. Affiliate-Links gibt es auf dieser Seite nicht. Wenn Sie Ihre eigenen Flows lieber gemeinsam durchrechnen, prüfen wir im kostenlosen Prozess-Check, welche Lizenzen Sie wirklich brauchen, mehr dazu unter KI-Prozessautomatisierung.

Power Automate Kosten im Überblick: alle Lizenzen 2026#

Variante	Preis pro Monat	Wofür	Wichtigste Grenze
Microsoft 365, viele Business- und Enterprise-Pläne	enthalten	Cloud-Flows mit Standard-Konnektoren	keine Premium-Konnektoren, kein RPA, keine KI-Bausteine
Power Automate Free, mit Arbeitskonto	0 €	eigene Cloud-Flows mit Standard-Konnektoren	Flows lassen sich nicht teilen
Windows 10 und 11	enthalten	Power Automate Desktop, lokal und selbst gestartet	kein Start aus der Cloud, kein Teilen
Premium	13,00 € pro Nutzer	Premium-Konnektoren, KI-Bausteine, beaufsichtigte Desktop-Flows	gilt nur für die lizenzierte Person
Process	130,00 € pro Bot oder Flow	unbeaufsichtigte Desktop-Flows oder ein Flow für beliebig viele Nutzer	ein Bot führt einen Desktop-Flow gleichzeitig aus
Hosted Process	186,30 € pro Bot	wie Process, Microsoft stellt den Windows-Rechner	gleiche Grenze wie Process
Pay-as-you-go	0,60 US-Dollar pro Lauf, unbeaufsichtigt 3,00 US-Dollar	Abrechnung pro Lauf über ein Azure-Abo	Vorschau-Status, Process-Lizenzen gelten dort nicht
Process-Mining-Add-on	4.332,40 € pro Mandant	Analyse großer Prozessdaten	für KMU selten sinnvoll

Die Pay-as-you-go-Preise stehen in der Learn-Übersicht der Azure-Zähler, alle anderen auf der Preisseite. Zwei Punkte sollten Sie vor dem Kauf kennen:

• Nur Jahrespreise: Die Preisseite zeigt ausschließlich Preise bei jährlicher Abrechnung.
• Testen vor dem Kauf: Die Preisseite nennt eine 30-tägige Testversion. Laut Microsoft Learn können Nutzer außerdem selbst eine 90-tägige Testlizenz mit Premium-Funktionen starten. Admins können Premium, Process und Hosted Process 30 Tage testen und einmal um 30 Tage verlängern.

Was ist in Microsoft 365 schon enthalten?#

Ein Flow ist ein automatischer Ablauf: ein Auslöser, etwa „neue E-Mail im Postfach“, und danach Aktionen. Mit vielen Microsoft-365-Lizenzen dürfen Sie automatisierte, geplante und per Knopf gestartete Cloud-Flows bauen. Erlaubt sind Standard-Konnektoren, also fertige Anbindungen an Outlook, Teams, SharePoint, Excel Online oder Forms (Lizenz-FAQ).

Ohne Aufpreis laufen zum Beispiel diese Abläufe:

• E-Mail-Anhänge aus einem Sammelpostfach automatisch in SharePoint ablegen
• Forms-Antworten in eine Liste schreiben und das Team in Teams benachrichtigen
• Urlaubsanträge oder Bestellungen per Genehmigung freigeben lassen, der Genehmigungs-Baustein ist ein Standard-Konnektor

Die Grenze liegt bei 6.000 Aktionen pro Nutzer und Tag. Jede Aktion zählt, auch jeder Durchlauf einer Schleife. Während einer Übergangsphase wendet Microsoft stattdessen 10.000 Aktionen pro Flow an (Request limits). Ein Flow, der 50 E-Mails am Tag mit je zehn Aktionen verarbeitet, braucht 500 davon. Für ein Büro reicht das fast immer.

Wann wird ein Flow zum Premium-Flow?#

Ein einziger Premium-Baustein an beliebiger Stelle macht den ganzen Flow kostenpflichtig. Premium sind laut Microsofts Konnektor-Liste, Stand 16. Oktober 2026, unter anderem:

• Datenbanken und Plattformen: SQL Server, Dataverse, Salesforce
• Programme, die viele KMU nutzen: HubSpot, Pipedrive, Lexoffice und WhatsApp, teils von unabhängigen Entwicklern gebaut
• KI-Bausteine aus AI Builder: etwa Rechnungen auslesen oder Prompts ausführen
• Eigene Konnektoren (Custom Connectors) für Programme ohne fertige Anbindung, und das lokale Datengateway für Server im Büro

Für sevDesk und DATEV habe ich in keiner der beiden Listen einen Konnektor gefunden. Dort bleibt nur ein eigener Konnektor, und der ist ebenfalls Premium.

Welche Power Automate Lizenz brauchen Sie? Premium, Process und Hosted Process#

Premium (13,00 € pro Person): Die Lizenz für alle, die Flows mit Premium-Bausteinen bauen oder besitzen. Enthalten sind unbegrenzt viele Cloud-Flows bis 40.000 Aktionen pro Tag und Person, Premium- und eigene Konnektoren, ein beaufsichtigter Bot für Desktop-Flows auf dem eigenen Rechner, 50 MB Process Mining und 250 MB Datenbankspeicher in Dataverse, Microsofts Datenplattform für Power Automate (Lizenztypen). Dazu kommen bisher 5.000 AI-Builder-Credits im Monat, mehr dazu im KI-Abschnitt.

Process (130,00 € pro Bot oder Flow): Diese Lizenz hängt nicht an einer Person. Sie hat zwei Einsatzzwecke:

1. Auf einem Rechner wird sie zum unbeaufsichtigten Bot. Er führt einen Desktop-Flow aus, ohne dass jemand davorsitzt, zum Beispiel nachts. Ein Bot schafft einen Lauf gleichzeitig. Registrieren muss den Rechner eine Person mit Premium.
2. Auf einem Cloud-Flow darf der Flow Premium-Bausteine für beliebig viele Nutzer im Unternehmen verwenden und hat 250.000 Aktionen pro Tag. Der Flow muss dafür in einer Lösung (Solution) liegen. Über eine Flow-Gruppe teilen sich bis zu 25 Flows eine Lizenz.

Hosted Process (186,30 € pro Bot): wie Process, nur stellt Microsoft den Windows-Rechner. Der Aufpreis von 56,30 € lohnt sich, wenn Sie keinen Rechner haben, der nachts zuverlässig läuft und gewartet wird.

Pay-as-you-go: Sie zahlen pro Lauf über ein Azure-Abo, Flows nur mit Standard-Konnektoren bleiben kostenlos. Das ist laut Microsoft noch eine Vorschau, und Process-Lizenzen werden in solchen Umgebungen ignoriert. Rechnen Sie nach: Bei rund 0,52 € pro Lauf ist Premium für eine Person mit eigenen Flows ab etwa 25 Läufen im Monat günstiger. Pay-as-you-go passt also für saisonale oder seltene Abläufe.

Wer braucht eine Lizenz? Die Regel, die am meisten Geld spart#

Microsoft empfiehlt Premium für alle Nutzer. Für ein KMU ist das meist zu viel. Entscheidend ist, wie ein Flow startet (Lizenz-FAQ):

Situation	Wer braucht Premium?
Automatisierter oder geplanter Flow mit Premium-Baustein	nur die Person, der der Flow gehört
Flow, den man per Knopf startet (Sofort-Flow), mit Premium-Baustein	jede Person, die ihn startet, oder eine Process-Lizenz für den Flow
Kolleginnen beantworten nur Genehmigungen	niemand zusätzlich
Kolleginnen tragen etwas ein und bekommen vom Premium-Flow eine Antwort zurück	die Besitzerin und diese Kolleginnen
Flow ohne Premium-Baustein	niemand, Microsoft 365 reicht

Die vierte Zeile ist die Falle. Microsoft nennt es Multiplexing, wenn Sie Lizenzen sparen, indem viele Personen über einen Flow oder ein gemeinsames Konto arbeiten, und wertet das als Lizenzverstoß. Ein Sammelkonto mit einer Premium-Lizenz für das ganze Team ist also nicht zulässig.

Die Faustregel für Sofort-Flows: Bis zehn Nutzer ist Premium günstiger, ab dem elften Nutzer lohnt sich eine Process-Lizenz für den Flow, denn 10 × 13,00 € ergeben genau 130,00 €.

Ist Power Automate Desktop kostenlos?#

Ja, für Abläufe, die Sie selbst auf Ihrem Rechner starten. Power Automate Desktop ist das Windows-Programm für Desktop-Flows. Es klickt sich wie ein Mensch durch Programme, das nennt man RPA (Robotic Process Automation). Microsoft bietet es für Windows 10 und 11 ohne Zusatzkosten an. Unter Windows 11 ist es vorinstalliert, unter Windows 10 laden Sie es herunter. Rechner mit ARM-Prozessor werden laut den Voraussetzungen in Microsoft Learn nicht unterstützt.

Funktion	Kostenlos	Mit Premium	Mit Premium und Process
Abläufe aufnehmen und bauen, über 400 fertige Aktionen	ja	ja	ja
Selbst starten, während Sie am Rechner sitzen	ja	ja	ja
Start aus der Cloud, per Zeitplan oder Auslöser	nein	ja, beaufsichtigt	ja
Abläufe im Team teilen	nein	ja	ja
Unbeaufsichtigt laufen lassen, etwa nachts	nein	nein	ja
Premium-Konnektoren und KI-Bausteine	nein	ja	ja

Mit einem privaten Microsoft-Konto speichert das Programm Ihre Abläufe in OneDrive. Mit einem Arbeitskonto liegen sie in Dataverse, in der Standardumgebung Ihres Unternehmens. Unter Windows Home können Sie bauen und lokal starten, aber nie aus der Cloud.

Für den Einstieg ist die Gratis-Version gut: PDF-Rechnungen in einem Ordner umbenennen oder Daten aus einer alten Windows-Software in Excel übertragen. Teuer wird es, sobald der Ablauf ohne Sie laufen soll. Dann zahlen Sie 13,00 € plus 130,00 € im Monat. Ob sich dafür RPA lohnt oder eine Anbindung per Schnittstelle mit KI, zeige ich im Artikel RPA vs. KI: Unterschied, Einsatz und Kombination.

Was kostet KI in Power Automate? AI Builder und Copilot#

Hinter „KI in Power Automate“ stecken drei Dinge mit drei verschiedenen Preismodellen.

1. Copilot im Flow-Designer: Sie beschreiben einen Flow in Worten, Copilot baut den Entwurf. Laut Copilot-FAQ reicht dafür eine Microsoft-365-Lizenz. Zwei Haken: Die FAQ nennt nur Englisch als unterstützte Sprache, und für Umgebungen außerhalb der USA, Großbritanniens, Australiens und Indiens läuft die Verarbeitung über eine regionsübergreifende Datenübertragung. Für Europa nutzt Microsoft laut Regionen-Übersicht Rechenzentren in Schweden und der Schweiz. Admins können das im Power Platform Admin Center abschalten.

2. KI-Bausteine im Flow (AI Builder): Rechnungen auslesen, Texte einordnen, Prompts. Jeder dieser Bausteine macht den Flow zum Premium-Flow und verbraucht Credits. Die Sätze stehen in der AI-Builder-Lizenzübersicht, bei Pay-as-you-go kostet 1 Copilot Credit 0,01 US-Dollar:

Aufgabe	Einheit	Copilot Credits	Kosten bei Pay-as-you-go
Rechnung, Beleg oder Ausweis auslesen	1 Seite	8	0,08 US-Dollar
Texterkennung (OCR)	1 Seite	0,1	0,001 US-Dollar
Prompt mit Standard-Modell	1.000 Tokens	1,5	0,015 US-Dollar
Prompt mit Premium-Modell	1.000 Tokens	10	0,10 US-Dollar

Tokens sind Wortbausteine, 1.000 Tokens entsprechen einigen Hundert Wörtern.

3. Microsoft 365 Copilot: der Assistent in Outlook, Word und Teams. Er ist ein eigenes Produkt und für Power Automate nicht nötig. Copilot Business kostet als Zusatz 18,20 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, 21,84 € bei monatlicher. Bestehende Kunden mit einem passenden Business-Plan, die bis 31. Dezember 2026 ein Jahresabo abschließen, zahlen im ersten Jahr 15,60 € (Microsoft-Preisseite).

Rechenbeispiel: Was kostet Power Automate für ein Büro mit 20 Personen?#

Beispielrechnung, Annahmen: ein Planungsbüro mit 20 Personen, alle mit Microsoft 365 Business Standard, das schon bezahlt ist und nicht mitzählt. Preise bei jährlicher Abrechnung, ohne Mehrwertsteuer, Stand 16. Oktober 2026, 1 US-Dollar = 0,87 €. Fünf Abläufe kommen nacheinander dazu:

Ablauf	Art	Lizenz	Pro Monat
1. Anhänge aus dem Rechnungspostfach in SharePoint ablegen, Freigabe in Teams	automatisiert, nur Standard	Microsoft 365	0 €
2. Website-Anfrage ins CRM (HubSpot oder Pipedrive), Bestätigung an den Kunden	automatisiert, Premium-Konnektor	Premium für die Büroleiterin und eine Vertretung	26,00 €
3. 300 einseitige Eingangsrechnungen pro Monat mit AI Builder auslesen	automatisiert, KI-Baustein	Premium aus Zeile 2, dazu KI-Verbrauch	0 € bis 21 €
4. Auftragsdaten nachts aus einer alten Windows-Software ohne Schnittstelle übertragen	unbeaufsichtigtes RPA	1 × Process	130,00 €
5. Knopf „Angebot an Kunden senden“ für 8 Projektleiter, mit CRM-Anbindung	Sofort-Flow, Premium	8 × Premium	104,00 €

Zeile 3 im Detail: Die zwei Premium-Lizenzen bringen zusammen 10.000 AI-Builder-Credits im Monat. 300 Seiten zu je 32 Credits ergeben 9.600, das passt, solange die Lizenzen vor dem 1. November 2026 gekauft oder verlängert wurden, und zwar bis zum Ende dieser Vertragslaufzeit. Ohne diese Credits sind es 300 × 8 = 2.400 Copilot Credits, also 24 US-Dollar oder rund 21 €.

Ausbaustufe	Pro Monat	Pro Jahr
Nur Ablauf 1	0 €	0 €
Abläufe 1 bis 3	26 € bis 47 €	312 € bis 564 €
Abläufe 1 bis 4	156 € bis 177 €	1.872 € bis 2.124 €
Abläufe 1 bis 5	260 € bis 281 €	3.120 € bis 3.372 €

Zum Vergleich: Microsofts Empfehlung, Premium für alle 20 Personen, kostet allein 260 € im Monat, und der nächtliche Bot ist darin noch nicht enthalten. Arbeiten in Zeile 5 später elf statt acht Projektleiter mit dem Knopf, ist eine Process-Lizenz für 130 € günstiger als elf Premium-Lizenzen für 143 €.

Lohnt sich Ablauf 3? Beispielrechnung, Annahmen: 4 Minuten pro Rechnung von Hand, 1 Minute Prüfung nach der Automatisierung, interne Kosten von 40 € pro Stunde.

	Vorher	Nachher
Zeit pro Rechnung	4 Minuten	1 Minute Prüfung
Zeit pro Monat bei 300 Rechnungen	20 Stunden	5 Stunden
Kosten pro Monat	800 €	200 € plus bis zu 21 € KI

Der größere Posten ist nicht die Lizenz, sondern Aufbau und Pflege. Nach meiner Erfahrung brauchen Aufbau und Test eines Ablaufs mit Sonderfällen ein bis drei Tage, das ist eine Einschätzung, keine Messung. Bei einem angenommenen Stundensatz von 75 € sind das 600 € bis 1.800 € pro Ablauf, dazu ein bis zwei Stunden Pflege im Monat. Das ist eine Rechenannahme, kein Angebot von mir; was Ihr Projekt kostet, klären wir im Gespräch.

Power Automate vs. n8n und Make: Was ist günstiger?#

Stand Oktober 2026, Preise bei jährlicher Zahlung und ohne Steuern, bitte vor dem Kauf prüfen.

	Power Automate	n8n	Make
Abrechnung	pro Person oder Bot, Standard-Flows in Microsoft 365 enthalten	pro Ausführung, also pro komplettem Durchlauf	pro Credit, fast jeder Schritt zählt
Bezahlter Einstieg	Premium 13,00 € pro Nutzer	Cloud Starter 20 € für 2.500 Ausführungen, selbst gehostet ohne Lizenzgebühr (n8n)	Core für 10.000 Credits, je nach Quelle 9 bis 12 US-Dollar (Auswertung vom 26.9.2026), bitte auf make.com prüfen
Viele Nutzer an einem Ablauf	Sofort-Flows: alle brauchen Premium, oder Process	keine Lizenz pro auslösender Person	keine Lizenz pro auslösender Person
Desktop-Automatisierung (RPA)	ja, Power Automate Desktop	nein	nein
Beliebige Schnittstellen anbinden	nur mit Premium	in jedem Tarif	in jedem Tarif
KI	AI Builder über Credits	eigener API-Schlüssel, freie Modellwahl	eigener Schlüssel oder Make-eigene KI
Datenstandort	Power-Platform-Region Deutschland vorhanden, Copilot über andere Regionen	Cloud in Frankfurt oder eigener Server	EU oder USA, bei Anlage wählbar

Für einen einzelnen Flow liegen die drei nah beieinander. Ablauf 2 aus dem Beispiel, 150 Anfragen im Monat, kostet bei Power Automate 13 € für die Besitzerin, bei n8n Cloud 20 € und bei Make im Core-Tarif rund 8 bis 11 €. Die Unterschiede entstehen woanders:

• Power Automate gewinnt, wenn Ihre Abläufe fast nur in Outlook, Teams und SharePoint stattfinden und Standard-Konnektoren reichen. Dann kostet es nichts. Es ist auch das einzige der drei Werkzeuge, das alte Windows-Programme fernsteuern kann.
• n8n gewinnt, wenn viele Programme außerhalb von Microsoft dazukommen, etwa sevDesk oder DATEV, wenn viele Personen einen Ablauf auslösen oder wenn Sie ein Sprachmodell Ihrer Wahl nutzen wollen. Die Tarife rechne ich unter n8n Kosten: Cloud, Self-Hosting und echte Preise durch.
• Make ist der günstigste Einstieg für wenige einfache Abläufe. Make, Zapier und weitere Werkzeuge mit DSGVO-Check vergleiche ich unter n8n Alternativen.

Wann lohnt sich Power Automate nicht, und wo bleibt ein Mensch?#

• Seltene oder ständig wechselnde Abläufe: Was nur ein paar Mal im Monat vorkommt, erledigen Sie von Hand günstiger als mit Aufbau, Lizenz und Pflege.
• Unsaubere Daten: Eine SharePoint-Liste ohne feste Felder verteilt ihre Fehler nur schneller.
• KI macht Fehler: AI Builder liefert zu jedem ausgelesenen Feld einen Konfidenzwert, also wie sicher sich das Modell ist. Legen Sie eine Schwelle fest und lassen Sie unsichere Fälle per Genehmigung von einer Person prüfen. Die Freigebenden brauchen dafür keine Premium-Lizenz.
• Versteckte Anweisungen in E-Mails: Eingehende Texte können Befehle an die KI enthalten (Prompt Injection). Ein KI-Schritt darf deshalb nie allein Zahlungen auslösen, Daten löschen oder Nachrichten nach außen schicken.
• Abhängigkeit von einer Person: Verliert die Besitzerin eines Premium-Flows ihre Lizenz, drosselt Microsoft den Flow und schaltet ihn nach 14 Tagen ab, wenn niemand handelt. Legen Sie wichtige Flows in eine Lösung (Solution), damit Sie den Besitzer wechseln können, oder geben Sie ihnen eine Process-Lizenz.
• Wackelige Oberflächen: Desktop-Flows brechen, wenn sich ein Programm optisch ändert. Planen Sie dafür Pflegezeit ein.

Datenschutz: Wo laufen Ihre Flows?#

Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung. Bei Fragen zu Ihrem Fall sprechen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

• Region prüfen: Ihre Flows laufen in der Region Ihrer Power-Platform-Umgebung. Microsoft bietet eine Region Deutschland an. Welche Region Ihre Standardumgebung hat, sieht Ihr Admin im Power Platform Admin Center.
• KI-Funktionen bewusst freigeben: Copilot in Power Automate nutzt für Europa Rechenzentren in Schweden und der Schweiz, dafür ist die regionsübergreifende Datenübertragung standardmäßig eingeschaltet. Entscheiden Sie, ob das für Ihre Daten passt, bevor Kundendaten durchlaufen.
• Auftragsverarbeitung: Microsoft regelt sie für seine Online-Dienste im Data Protection Addendum, aktuell in der Ausgabe von Mai 2026, auch auf Deutsch. Legen Sie es zu Ihrem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
• Premium-Konnektoren zu Dritten: Geht ein Flow zu WhatsApp oder HubSpot, verlassen die Daten Microsoft. Dann brauchen Sie auch mit diesem Anbieter einen AVV.
• Berufsgeheimnis: Steuerberater, Ärzte oder Anwälte prüfen vorab, ob Mandanten- oder Patientendaten nach § 203 StGB überhaupt durch solche Dienste laufen dürfen.

Checkliste: So zahlen Sie nicht zu viel für Power Automate#

• Alle geplanten Flows auflisten und je Flow notieren: automatisiert, geplant oder per Knopf
• Premium-Bausteine markieren, der Designer kennzeichnet sie mit „Premium“
• Bei automatisierten Flows nur die Besitzer lizenzieren, nicht das ganze Team
• Sofort-Flows mit mehr als zehn Nutzern mit einer Process-Lizenz rechnen
• Jeden wichtigen Flow einer Vertretung zuordnen, nicht nur einer Person
• KI-Verbrauch schätzen und den Stichtag 1. November 2026 bei Kauf oder Verlängerung beachten
• Vor dem Kauf die 30-tägige Admin-Testlizenz nutzen und den Verbrauch im Power Platform Admin Center im Bereich Lizenzierung prüfen

Fazit: In Microsoft 365 starten, Premium gezielt kaufen#

Power Automate ist für Betriebe mit Microsoft 365 der naheliegende Einstieg, weil die ersten Abläufe nichts extra kosten. Teuer wird es nicht durch die Lizenz an sich, sondern durch falsche Zuordnung: Premium für alle statt für die Besitzer, Sofort-Flows mit vielen Nutzern ohne Process-Lizenz, KI-Verbrauch ohne Blick auf den Stichtag im November. Für alte Windows-Programme ohne Schnittstelle ist Power Automate oft die beste Wahl. Für viele Programme außerhalb von Microsoft und eigene KI-Modelle ist n8n meist günstiger.

Ihr nächster Schritt ist klein: Schreiben Sie diese Woche die drei Abläufe auf, die Ihr Team am meisten Zeit kosten, und markieren Sie, welche Programme darin vorkommen. Wenn Sie noch am Anfang stehen, hilft der Leitfaden Prozessautomatisierung mit KI. Und wenn Sie die Lizenzfrage lieber mit mir klären möchten, buchen Sie auf der Seite KI-Prozessautomatisierung den kostenlosen Prozess-Check, ohne Verpflichtung.